Công tác chuẩn bị cho sự kiện “5 trong 1”: Chuyện bây giờ mới kể

Công tác chuẩn bị cho sự kiện “5 trong 1”: Chuyện bây giờ mới kể
Tháng Năm 5, 2021 Chức năng bình luận bị tắt ở Công tác chuẩn bị cho sự kiện “5 trong 1”: Chuyện bây giờ mới kể Tin doanh nghiệp Nguyễn Mạnh Lực

Mới đây, tại Sun Spa Resort – Quảng Bình, Thép Việt – Sing (NSV) đã tổ chức thành công cùng một lúc chuỗi sự kiện “5 trong 1” gồm: Hội nghị Tổng kết công tác năm 2020 và kế hoạch năm 2021, Hội nghị người lao động,
Hội nghị khách hàng và Tour nghỉ mát cho cán bộ, công nhân viên Công ty. 

Ban Tổng giám đốc và các khách hàng chúc mừng Hội nghị

Để sự kiện thành công, công tác tổ chức là một thách thức lớn. Đây là lần đầu tiên sự kiện được tổ chức với quy mô lớn và ở một nơi xa như vậy, cho nên ít nhiều cũng khiến cho Ban tổ chức không khỏi lo lắng. Tuy nhiên, sự kiện đã diễn ra và được đánh giá là thành công rực rỡ đã khiến toàn thể ban lãnh đạo Công ty cảm thấy vô cùng vinh dự và tự hào.

Được sự tin tưởng của Ban Tổng giám đốc công ty Thép Việt – Sing NSV, Ban tổ chức được thành lập gồm 16 thành viên do Phó Tổng Giám đốc Hoàng Xuân Toàn làm Trưởng ban, Chủ tịch công đoàn công ty – ông Hồ Việt Cường, Trưởng phòng Kế toán tổng hợp – ông Hoàng Đức Thiện làm Phó ban cùng các thành viên còn lại là 13 cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban trong Công ty.

Hội nghị Người lao động – Đ/c Phạm Giang Nam trình bày tham luận
Hội nghị khách hàng Công ty TNHH NatSteelVina

Dự kiến kế hoạch chỉ đến cuối tháng 3 mới được lên, tranh thủ lúc Công ty dừng lò để sửa chữa lớn. Công tác chuẩn bị chỉ gói gọn trong vòng nửa tháng, vô cùng gấp gáp nhưng mục tiêu đặt ra là phải tiến hành chuẩn bị một cách chỉn chu, mọi thứ phải được sắp xếp một cách hiệu quả nhất. Ban tổ chức đã xác định rằng tổ chức hội nghị là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định đến uy tín và năng lực của doanh nghiệp. Trước yêu cầu đó, Ban tổ chức đã có sự chuẩn bị chu đáo, tránh mọi rủi ro và lường trước những phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình bằng việc phân giao nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên, đồng thời có sự hỗ trợ, phối hợp cùng việc truyền tải thông tin nhanh để kịp cho các công tác chuẩn bị. Ban tổ chức đã họp bàn trực tiếp giữa các thành viên để cùng thống nhất cách làm, cách nghĩ và đưa ra các phương án tổ chức khoa học và hiệu quả nhất. Một số thành viên là cán bộ, tổ trưởng các tổ công đoàn các bộ phận trong công ty cũng đã hỗ trợ các thành viên trong Ban tổ chức một cách nhiệt tình và đầy trách nhiệm.

Toàn cảnh Hội nghị người lao động – Hội nghị khách hàng

Lên kịch bản chương trình; chuẩn bị tài liệu; MC dẫn chương trình do chính cán bộ NSV đảm nhiệm; hợp đồng phối hợp với đơn vị tổ chức tour – Công ty Cổ phần Thương mại Hà Chung, một đơn vị có kinh nghiệm lâu năm tổ chức cho các đoàn có số lượng khách đông; tổ chức mời khách hàng, đối tác; thông báo cho các bộ công nhân viên chương trình, lịch trình hội nghị và tour với thời gian tổ chức gối đoàn, phân đoàn 01 từ ngày 24-26/4/2021 và đoàn 02 từ 25 – 27/04/202; chọn địa điểm tổ chức tại Resort Sun Spa Quảng Bình và tổ chức di chuyển bằng máy bay từ Thái Nguyên đến Đồng Hới – Quảng Bình; công tác tiếp đón khách; bố trí phòng cho khách, người lao động; chuẩn bị cho Hội nghị từ Hội trường, âm thanh, ánh sáng, banner, backdrop …là cả một sự nỗ lực của các thành viên ban tổ chức với một khối lượng công việc vô cùng lớn và trong thời gian rất ngắn.

Một điểm mới trong công tác chuẩn bị tài liệu hội nghị, tham luận Hội nghị người lao động, tài liệu hội nghị khách hàng, đó là không có tài liệu. Mọi diễn biến trong sự kiện đều được diễn giải bằng các clip báo cáo hình ảnh và con số đã tạo ấn tượng mạnh với người lao động và các khách mời, đối tác. Không còn báo cáo văn bản thông thường được phát cho mỗi khách mời mà tất cả là các hình ảnh sinh động, thiết thực, phản ánh đúng các hoạt động đã thực hiện, các con số và mục tiêu kế hoạch NSV đặt ra cho năm 2021… được trình chiếu trong các clip.

Giải Golf giữa các golf thủ
Giải bóng chuyền bãi biển
Giải bóng đá giữa đoàn 01 và đoàn 02 NSV sáng ngày 26/4/2021

Bên lề sự kiện “5 trong 1”, Công ty tổ chức các giải đấu thể thao, bao gồm giải Golf, giải Tennis, giải Bóng đá, giải Bóng chuyền và tổ chức Team building tạo sự gắn kết giữa khách hàng với Công ty, giữa lãnh đạo Công ty với người lao động, Đúng với tinh thần chuyến đi “làm hết sức và chơi hết mình”, Ban tổ chức vừa vào vai là thành viên thi đấu vừa đảm trách vai trò bận rộn của người tổ chức. Có thể thấy rằng, ngoài nghiệp vụ chuyên môn, cán bộ, công nhân viên còn đảm nhiệm những vai trò “không chuyên” một cách rất “chuyên nghiệp”.

Giải Tennis tại Sân của Sun Spa Resort Quảng Bình
Team building đầy sôi động và tinh thần đoàn kết của NSV

Hội nghị người lao động, Hội nghị khách hàng, tour du lịch nghỉ mát cho CB-CNV, tổng kết công tác 2020 và kế hoạch mục tiêu 2021 đã thành công hơn cả mong đợi, nhận được sự khen ngợi từ phía các khách hàng, đối tác, và đặc biệt là những cảm nhận sâu sắc, những ấn tượng tuyệt vời từ phía người lao động. Thép Việt – Sing một lần nữa đã ghi tên tuổi mình vào danh sách những doanh nghiệp biết làm hết sức và biết chơi hết mình, thực sự chinh phục được khách hàng, đối tác, cũng như gắn kết và truyền cảm hứng đoàn kết, gắn bó tới người lao động.

                                                                                Sao Mai